Рекомендации по составлению номенклатуры дел кадровой службы
Рекомендации по составлению номенклатуры дел кадровой службы
В соответствии с требованиями законодательства и в целях организации эффективного делопроизводства кадровой службы в организации необходимо разработать номенклатуру дел.
Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке*(1). Каждое структурное подразделение организации ежегодно составляет номенклатуру дел структурного подразделения, на основе которых затем составляется сводная номенклатура дел организации. Порядок составления и оформления номенклатуры дел определяется Инструкцией по делопроизводству, действующей в организации.
При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться Положением о кадровой службе, Инструкцией по делопроизводству, Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Росархивом 06.10.2000 (с изменениями от 27.10.2003) (далее - Перечень), номенклатурами дел подразделения за предшествующие 2-3 года. Кроме того, при составлении номенклатуры дел кадровой службы необходимо учитывать требования, предъявляемые к документации по личному составу Трудовым кодексом РФ, другими нормативными актами, регулирующими трудовые правоотношения. К сожалению, многие из документов, предусмотренные законодательными актами, в частности Трудовым кодексом РФ, не включены в действующий Перечень, что вызывает определенные трудности у работников кадровой службы при формировании дел. Так, например, Перечнем не предусмотрены уведомления (об истечении срока действия срочного трудового договора, о сокращении штата или численности работников организации, об изменении определенных сторонами условий трудового договора по причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий труда и др.), необходимость составления которых предусмотрена Трудовым кодексом РФ. Указанные уведомления могут включаться в состав личного дела работника или помещаться в дело с документами - основаниями к приказам по личному составу. В том же случае, когда составляемые в соответствии с требованиями трудового законодательства документы должны формироваться в отдельное дело, срок хранения такого дела устанавливается на заседании Экспертно-проверочной комиссии (ЭПК), отметка об этом делается в 4 и 5 графах номенклатуры.
Классификация приказов, данная в Перечне, вызывает вопросы, поскольку определение приказов по личному составу в Трудовом кодексе РФ отсутствует. С учетом действующего законодательства можно сформулировать следующее определение приказа по личному составу - распорядительный документ, регулирующий трудовые отношения работника с работодателем, изданный на основании заключенного трудового договора. Это уточнение имеет большое значение для составления номенклатуры дел кадровой службы и формирования дел, так как приказы по личному составу и по основной деятельности должны формироваться в разные дела.
При составлении номенклатуры дел кадровой службы необходимо учитывать срок хранения документов. Срок хранения приказов по личному составу о предоставлении ежегодных оплачиваемых отпусков работникам, о применении дисциплинарных взысканий, о дежурствах, некоторых иных документов составляет менее 75 лет (например, для приказов о предоставлении ежегодных оплачиваемых отпусков Перечень устанавливает срок хранения в 5 лет). Статья 22 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" устанавливает срок хранения для документов по личному составу в 75 лет. Кажущееся противоречие не дает оснований для продления срока хранения всей документации по личному составу: ст. 22 Федерального закона "Об архивном деле в Российской Федерации" устанавливает сроки временного хранения документов Архивного фонда РФ до их передачи на постоянное хранение. А документом Архивного фонда РФ является согласно тому же Закону архивный документ (т.е. материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства), прошедший экспертизу ценности документов, поставленный на государственный учет и подлежащий постоянному хранению. Таким образом, документы, в том числе и по личному составу (архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем), имеющие иные сроки хранения (1 год, 5 лет, 75 лет), не являются документами Архивного фонда РФ, т.е. увеличения сроков хранения всех документов по личному составу до 75 лет в связи с принятием в 2004 г. нового федерального закона не произошло.
Порядок расположения заголовков дел внутри номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью: вначале располагаются заголовки дел, содержащие распорядительную документацию вышестоящих организаций (федеральные законы, указы и распоряжения Президента РФ, постановления и распоряжения Правительства РФ), затем - заголовки дел с локальными нормативными актами организации, за ними следуют заголовки дел, содержащие распорядительную документацию (постановления, распоряжения, приказы, протоколы, инструкции и т.п.). Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями, при этом положения и инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в отдельные дела. Далее по номенклатуре располагается переписка по различным вопросам, затем - учетные документы, в состав которых входят личные дела работников, личные карточки формы N Т-2, отчеты, картотеки и регистрационные журналы. В самом конце номенклатуры дел помещаются описи переданных в архив дел структурного подразделения, выписка из сводной номенклатуры дел организации, резервные индексы.
< Предыдущая | Следующая > |
---|
Внимание! Вы можете получить юридическую помощь на нашем сайте прямо сейчас
Что нужно помнить при составлении юридического документа
Приступая к составлению нужного вам юридического документа, необходимо понимать, что вы будете составлять не просто письмо другу или знакомому, а официальный документ, который имеет свою особенную, определенную законодательную форму. Если же вы чувствуете, что у вас не хватает юридических знаний, чтобы написать такой документ и правильно сформулировать свои требования, обращайтесь за помощью. Наши юристы помогут вам составить исковое заявление, заявление в суд либо иной документ по всем правилам, согласно всем тонкостям действующего законодательства. Составленный документ точно не останется незамеченным в нужной инстанции. На сайте содержится большое количество образцов.
Для чего нужны образцы и как ими правильно пользоваться
Необходимость обращения в суд возникает тогда, когда право физического либо юридического лица нарушено и у этого лица отсутствует иной способ для его защиты помимо обращения в суд, если законом не предусмотрена альтернатива.
Вы решили обратиться в суд. У вас есть два варианта: первый найти специалиста; второй составить исковое заявление (заявление) в суд самостоятельно. В первом случае все достаточно просто, нужно оплатить работу специалиста и получить юридическую услугу в виде готового искового заявления. Во втором случае сложнее.
Написание искового заявления в суд потребует от вас не только владение терминами права, но и еще знание актуального (действующего) законодательства. Если у вас этого нет, то вам понадобятся образцы, шаблоны, типовые формы, имеющиеся на нашем сайте.
Надо помнить, что образцы исковых заявлений бывают разного содержания. Одни могут быть изготовлены в форме шаблона (типовой формы), другие в виде реальных исковых заявлений. Шаблон искового заявления, как правило, не содержит детального описания обстоятельств, послуживших для обращения в суд. Эти обстоятельства составителю заявления предлагается вписать в содержание искового заявления самостоятельно. Однако сделать без соответствующей подготовки это не просто. В случае если вам не удается правильно составить исковое заявление на основе шаблона, то вы смотрите образцы исковых заявлений с готовым содержанием.
Рассмотрим все на примере. Вам нужно составить исковое заявление в суд о взыскании долга. Поисковая система нашла множество образцов. Возьмем образец искового заявления о взыскании долга по договору займа. У вас имеется расписка должника, но должник не желает добровольно без суда возвращать долг. Нужно подавать исковое заявление в суд о взыскании денег по расписке. Образец, который вы нашли, выполнен в форме шаблона. С такого шаблона достаточно сложно составить содержательное исковое заявление. В этом случае вам нужно обратиться к образцу, изготовленному на основе реального искового заявления, каковым является вот этот образец искового заявления о взыскании долга по договору займа. Во втором случае, составленный Вами образец искового заявления в суд о возврате долга, будет полностью соответствовать процессуальным требованиям, а значит, будет принять судом к рассмотрению с первого раза.
Новые образцы
- Образец, шаблон, бланк доверенности на директора
- Бесплатная консультация юриста
- Заявление о рассмотрении дела без моего участия образец
- Заявление в суд о выдаче дубликата судебного приказа образец
- Как заказать исковое заявление онлайн. Где это можно сделать
- Подготовка искового заявления: поручить юристу или составить самому?
- Исковое заявление о взыскании денежных средств по договору о поставке товара под реализацию
- Претензия о до судебном урегулировании спора (договор о поставке товара под реализацию)
- Требование об исполнении мирового соглашения
- Перечень документов для оформления гаражного бокса
Популярные образцы
- Библиотека образцов. Исковые заявления, доверенности, жалобы, ходатайства, образцы, шаблоны, формы. Исковое заявление в суд: образец, форма, шаблон, правила составления и основания иска. Актуальность 2016 год.
- Апелляционная жалоба Образец
- Скачать образец расписки в получении денег за земельный участок и жилой дом (по договору купли-продажи)
- Исковое заявление о признании брака недействительным
- Исковое заявление о снятии с регистрационного учета
- Заказать книгу
- Скачать образцы документов из "Пакета кадровика"
- Примерный образец. Справка для предъявления по месту требования.
- Претензионное письмо
- Заявление об отмене судебного приказа
- Апелляционная жалоба Образец
- Иск об определении порядка общения с ребенком Образец
- Заявления, образцы, шаблоны, формы.
- Прием на работу по совместительству
- Заявление о пересмотре дела по вновь открывшимся обстоятельствам
- Заявление о восстановлении пропущенного процессуального срока
- Исковое заявление о лишении родительских прав