Порядок оформления справок с места работы

К оформлению справок оформляется на бланке-шаблоне (трафаретном бланке).

На практике используются два подхода к его составлению.

При первом адресат указывается в конце текста и выражается в формулировке "Выдана для представления в ____________";

при втором - он выносится в правый верхний угол бланка. Сведения о работодателе, выдавшем справку, должны указываться максимально полно: наименование организации; место нахождения (адрес) организации и структурного подразделения, в котором работает работник; номера телефонов и факса, а также сведения об иных формах связи. Если в справке указывается размер заработной платы, то указываются банковские реквизиты, ИНН организации.

В отдельных случаях рекомендуется указывать номер свидетельства о регистрации юридического лица. В подавляющем большинстве требования органов государственной власти, местного самоуправления сводятся к тому, чтобы справка с места работы составлялась на фирменном бланке организации. В этом случае объем информации об организации соответствует тому, который одобрен руководством организации при утверждении фирменного бланка. Сведения в справку о должности (профессии), структурном подразделении, отпусках, периодах работы в организации вносятся на основании данных личной карточки, приказов о приеме на работу, о переводах на другую работу и других приказов по кадрам (личному составу). В справке о трудовом стаже указываются данные только за то время, за которое имеются сведения в документах.

Оформляя справку о заработной плате, необходимо выяснить у работника, в каком объеме необходима информация. Если адресата, для которого оформляется справка, интересует только оклад, то в ней указывается размер оклада; при этом не указываются данные об иных составляющих заработной платы. Если же интересует размер месячной заработной платы - указывается общий размер (оклад (тарифная ставка) и выплаты компенсационного и стимулирующего характера) согласно штатному расписанию. Если справка готовится для представления в государственные органы (для расчета размера различного рода пособий), в суд (для определения сумм, причитающихся работнику), указывается средняя заработная плата, рассчитанная по правилам, установленным ст. 139 ТК РФ. В отдельных случаях может потребоваться указание заработной платы за каждый месяц в течение предшествующего составлению справки года. Источниками информации о заработной плате являются штатное расписание, лицевые счета, ведомости на выдачу заработной платы, расчетные листки.
При оформлении справок, подтверждающих, что работник не использует отдельные виды отпусков, льготы и преимущества, источниками информации являются те же личные дела работников, а также график отпусков и иная документация по кадрам.

Согласно ст. 62 ТК РФ, справка с места работы должна быть заверена надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно. По общему правилу справка с места работы подписывается руководителем организации. Исключение из этого правила может быть предусмотрено локальными нормативными актами организации (например, право подписи справок с места работы может быть делегировано заместителю руководителя организации по персоналу на основании приказа о распределении обязанностей). Если в справке указывается размер заработной платы работника, обязательным является проставление подписи главного бухгалтера. Справка с места работы заверяется печатью организации.