БИБЛИОТЕКА ОБРАЗЦОВ

Оплата сотовой связи

О компенсации затрат сотрудника при использовании личного и выданного на работе мобильного телефона мы попросили рассказать консультанта Департамента бюджетной политики Минфина России Ю.М. Лермонтова.

Личный телефон

Для сотовых телефонов, компьютеров и так далее не существует предельных норм компенсации. Поэтому ее выплата производится в порядке, предусмотренном соглашением между сторонами (письмо УМНС по г. Москве от 5 мая 2004 г. N 28-11/30684). Такое возмещение в полном объеме не облагают ЕСН и НДФЛ (письма Минфина России от 2 ноября 2004 г. N 03-05-01-04/72, от 3 сентября 2004 г. N 03-05-01-04/9). Однако размер указанных расходов должен соответствовать экономически обоснованным затратам, связанным с фактическим использованием имущества для целей трудовой деятельности. Поэтому придется запастись документами, подтверждающими как право собственности работника на используемое имущество, так и расходы, понесенные им при использовании имущества (письмо Минфина России от 2 марта 2006 г. N 03-05-01-04/43). В противном случае звонки будут квалифицированы как частные переговоры сотрудника.
Такими документами являются (письма Минфина России от 27 июля 2006 г. N 03-03-04/3/15, от 23 мая 2005 г. N 03-03-01-04/1/275): внутренние распорядительные документы учреждения (приказы, распоряжения, отчеты, должностные инструкции). В них должна четко прослеживаться необходимость использования конкретными сотрудниками телефонных аппаратов (к примеру, если в служебные обязанности работников входят переговоры с организациями - потенциальными заказчиками товаров (работ, услуг)). Не помешают также:
обоснованное указание в должностной инструкции работника на необходимость ведения им переговоров по сотовому телефону;
утвержденный руководителем учреждения перечень должностей работников, которым в силу их обязанностей необходимо использование сотовой связи;
договор с оператором на оказание услуг связи;
утвержденный лимит расходов на использование работниками сотовой связи. Его превышение работник возмещает за счет собственных средств.
Также понадобятся и детализированные счета услуг связи. В них должны содержаться (п. 114 Правил оказания услуг телефонной связи, утвержденных постановлением Правительства РФ от 18 мая 2005 г. N 310):
реквизиты оператора связи;
реквизиты абонента;
расчетный период, за который выставляется счет;
номер лицевого счета абонента (при предварительном платеже);
данные о суммарной продолжительности телефонных соединений за расчетный период (при предварительном платеже);
сумма, предъявляемая к оплате;
сумма остатка на лицевом счете (при предварительном платеже);
дата выставления счета;
срок оплаты счета;
детализация общей суммы платежа за предоставленные оператором связи услуги в разрезе отдельных субсчетов, открываемых по каждому числящемуся за налогоплательщиком абонентскому номеру.
При наличии вышеуказанных документов доказать производственный характер переговоров не составит труда. И даже судьи встанут на сторону налогоплательщика (постановления ФАС Московского округа от 27 февраля 2006 г. N КА-А41/14217-05, от 10 мая 2006 г. по делу N КА-А40/3558-06, от 15 ноября 2005 г. по делу N КА-А40/11189-05, Северо-Кавказского округа от 5 апреля 2005 г. по делу N Ф08-1123/2005-485А, Уральского округа от 29 ноября 2005 г. N Ф09-5353/05-С2, от 14 ноября 2005 г. N Ф09-5Ш/05-С7).

Служебный телефон*(1)

Единственная сложность, которая может возникнуть, - отражение в бюджетном учете ситуации, когда сотрудник превысил установленный лимит на звонки с мобильного телефона или же звонил с рабочего аппарата в другой город по личным делам.

Подробнее
Сотрудники могут уходить с работы позже (или приходить раньше), чем это предусмотрено режимом рабочего времени. А можно ли возместить расходы на переговоры, которые понес сотрудник в это время, и уменьшат ли они налогооблагаемую базу? В письме Минфина России от 7 декабря 2005 г. N 03-03-04/1/418 чиновники высказали такое мнение. Если переговоры ведутся в производственных целях во время нахождения работника на отдыхе (в том числе в официально установленные выходные и праздничные дни, в период отпуска), затраты на оплату услуг сотовой связи могут признаваться расходами для целей налогообложения. Получается, что звонить по производственным делам можно как в рабочее, так и в нерабочее время.

Как правило, звонок сотрудника в другую местность оплачивают по выставленному счету-фактуре по статье расходов 221 "Услуги связи" в общем объеме услуг связи. После того как работник возместит соответствующую сумму, кассир сдает ее в банк, тем самым восстанавливая расход по данной статье. При этом денежные средства, внесенные работником за звонок в кассу и сданные в банк, следует считать восстановлением фактических и кассовых расходов учреждения по статье 221 "Услуги связи" (письмо Минфина России от 26 октября 2006 г. N 02-14-10а/2851).
Бухгалтерские записи будут такими:
Дебет 1 201 04 510
"Поступления в кассу"
Кредит 1 401 01 221
"Расходы на услуги связи"
- сотрудником внесены денежные средства в погашение дебиторской задолженности за личные телефонные переговоры;
Дебет 1 210 03 560
"Увеличение дебиторской задолженности по операциям с наличными денежными средствами получателя бюджетных средств"
Кредит 1 201 04 610
"Выбытия из кассы"
- на основании объявления на взнос наличными внесены денежные средства в банк;
Дебет 1 304 05 221
"Расчеты по платежам из бюджета с органами, организующими исполнение бюджетов, по оплате услуг связи"
Кредит 1 210 03 660
"Уменьшение дебиторской задолженности по операциям с наличными денежными средствами получателя бюджетных средств"
- на основании выписки из казначейства восстановлены кассовые расходы по оплате услуг связи.