Исковое заявление. Качественно, быстро!

(Заполните форму заказа и получите документ на свою почту)
   

Юридическая помощь на нашем сайте

Вы можете задать вопрос юристу или заказать нужный документ, заполнив форму обратной связи, заказать обратный звонок. Наш юрист получит заявку и свяжется с вами. Помните, юрист работает с информацией, которую вы ему предоставите. Юридическая помощь онлайн экономит ваше время и деньги.

     
Правила оформления документов
Смотреть всю полезную информацию

Правила оформления документов

Работа в отделе кадров связана с необходимостью оформления достаточно большого количества документов, не только тех, которые составляются по унифицированным формам, но и различных приказов, справок, доверенностей и т.д. Часто возникают вопросы о том, какие поля необходимо установить в документах, какой шрифт, где ставится печать и др. В данной статье рассмотрим основные требования, предъявляемые к составлению документов. Эта информация будет полезна не только кадровикам, но и другим работникам, чья трудовая деятельность связана с оформлением документов.

Правовое регулирование

Требования к оформлению документов разработаны на федеральном уровне и регламентированы ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (далее - ГОСТ Р 6.30-2003), введенным в действие с 01.07.2003 Постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 N 65-ст. В разделе 1 ГОСТ Р 6.30-2003 указано, что требования являются рекомендуемыми, вместе с тем в Письме Роструда от 31.10.2007 N 4412-6, разъясняющем порядок внесения изменений в должностную инструкцию, рекомендовано руководствоваться этим стандартом.
Требования ГОСТ Р 6.30-2003 распространяются на организационно-распорядительные документы, относящиеся к унифицированной системе организационно-распорядительной документации, - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. (далее - документы), включенные в ОК 011-93 "Общероссийский классификатор управленческой документации" (ОКУД)*(1) (класс 0200000). В частности, к указанному классу относится документация:
- по созданию, реорганизации, ликвидации организаций, предприятий (учредительные документы, протоколы собраний, приказы о реорганизации, сообщения о ликвидации и т.д.);
- по приватизации государственных и муниципальных организаций, предприятий;
- по распорядительной деятельности организаций, предприятий (приказы по вопросам основной деятельности, по распределению обязанностей между руководством и др.);
- по организационно-нормативному регулированию деятельности организации, предприятия (должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка и т.д.);
- по оперативно-информационному регулированию деятельности организации, предприятия (акты, письма по вопросам основной деятельности, справки по вопросам основной и кадровой деятельности);
- по приему на работу, переводу на другую работу, увольнению с работы, оформлению отпусков, поощрений, дисциплинарных взысканий (заявления, приказы, докладные записки).
При составлении определенного вида документа его наименование должно соответствовать видам документов, предусмотренных указанным ОКУД.
В ГОСТ Р 6.30-2003 установлен состав реквизитов документов, требования к оформлению этих реквизитов и к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба РФ. В приложениях приведены схемы расположения реквизитов документов и образцы бланков документов.
Поскольку приводимые ниже нормы являются рекомендуемыми, руководителям организаций и работникам кадровых служб необходимо обратить внимание на закрепление порядка делопроизводства в локальном нормативном акте организации, например, в инструкции по ведению делопроизводства.

Бланки документов

Документы изготавливаются на бланках. Требования к бланкам документов установлены в разд. 4 ГОСТ Р 6.30-2003. В частности, указано, что стандартными форматами бланков документов являются А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм). Для изготовления бланков используется белая бумага или бумага светлых тонов.
Каждый лист документа должен иметь поля не менее 10 мм правое и не менее 20 мм левое, верхнее и нижнее.
По назначению различают следующие виды бланков документов:
- общий бланк (используется для изготовления любых видов документов, кроме письма);
- бланк письма;
- бланк конкретного вида документа (кроме письма).
В зависимости от расположения реквизитов документа бланки документов бывают угловые и продольные. Приведем примеры (все наименования организаций, их справочные данные и т.д. являются условными).

При изготовлении бланков возможно размещение на них:
- Государственного герба РФ - в случаях, установленных Федеральным конституционным законом от 25.12.2000 N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации" (ред. от 30.06.2003);
- герба субъекта РФ - в соответствии с правовыми актами субъектов РФ;
- эмблемы организации или товарного знака (знака обслуживания) - в соответствии с уставом или положением об организации.
Как правило, герб (эмблема, товарный знак) располагаются над наименованием и справочными данными организации. Ниже этих реквизитов указываются:
- код организации согласно Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО)*(2);
- основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица согласно документам, выдаваемым налоговыми органами;
- идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП) в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами;
- код формы документа в соответствии с ОКУД.
Порядок оформления других реквизитов документов, установленный в разд. 3 ГОСТ Р 6.30-2003, рассмотрим подробнее.

Наименование организации и справочные данные

Согласно п. 3.8 ГОСТ Р 6.30-2003 наименование организации должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. При наличии закрепленного в учредительных документах сокращенного наименования его помещают в скобках ниже полного наименования или за ним. Если у организации, являющейся автором документа, имеется вышестоящая организация, под наименованием первой указывается также сокращенное (а при его отсутствии - полное) наименование последней. Если автор документа - филиал, территориальное отделение, представительство, то его наименование ставится ниже наименования организации.
Далее указываются справочные данные об организации, включающие почтовый адрес, номер телефона, а также по усмотрению организации номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и т.д.
Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Если документы были изданы двумя или более организациями, то они должны иметь одну (единую) дату. Рекомендуется оформление даты арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. Например, дату 5 июня 2003 года следует оформлять в виде "05.06.2003". Кроме того, допускается словесно-цифровой способ оформления даты (например, 5 июня 2003 г.), а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца (например, 2003.06.05).
Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. Если документ был составлен совместно двумя и более организациями, его регистрационный номер состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе. Если документ является ответом на другой документ, то в нем необходимо указать регистрационный номер и дату последнего.
Место составления или издания документа указывают, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование организации" и "Справочные данные об организации". Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.

Адресат документа

В качестве адресата могут выступать организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. Если документ адресован должностному лицу, инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Например:

Минюст России
Департамент информатизации
и научно-технического обеспечения

Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:

Генеральному директору ОАО
"Северные регионы" В.А. Лагунину

или

АО "Электроцентромонтаж"
Главному бухгалтеру
В.М. Кочетову

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их рекомендуется указывать обобщенно, например:

Администрации районов
Московской области

Каждая строка реквизита "Адресат" может быть центрирована по отношению к самой длинной строке. Например:

Главному редактору
Издательского дома
"Медиадом"
Н.В. Семиной

При наличии нескольких адресатов слово "Копия" перед наименованиями второго, третьего, четвертого адресатов не пишут. Если адресатов больше четырех, составляют список рассылки документа.
В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес, элементы которого указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.
Если письмо адресовано в организацию, указывают ее наименование и почтовый адрес, например:

Государственное учреждение
Всероссийский научно-исследовательский
институт документоведения и архивного дела
Москва, Профсоюзная ул., д. 82, 117393

Если документ адресован физическому лицу, указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

Образцову О.П.
ул. Садовая, д. 5, кв. 12,
г. Липки, Киреевский р-н,
Тульская обл., 301264

Утверждение документа и резолюция

Утверждение документа может производиться путем подписи его должностным лицом (должностными лицами) или путем издания специального документа. В первом случае непосредственно на документе в правом верхнем углу проставляется гриф утверждения, состоящий из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. Например:

УТВЕРЖДАЮ
Президент ЗАО "Ростекстиль"
Личная подпись В.А. Степанов
Дата

Элементы грифа утверждения документа можно центрировать относительно самой длинной строки, например:

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
АО "Электронные технологии"
Личная подпись Л.В. Кузнецов
Дата

Если документ утверждают несколько должностных лиц, их подписи располагают на одном уровне.
При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова утвержден (Утверждена, Утверждены или Утверждено), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера. Подпись должностного лица не ставится. Например:

УТВЕРЖДЕН
решением общего собрания
акционеров от 05.04.2003 N 14

или
УТВЕРЖДЕНО
приказом ВНИИДАД
от 05.04.2003 N 82

Резолюция документа - это реквизит, состоящий из надписи на документе, сделанной должностным лицом и содержащей принятое им решение*(3). Резолюция содержит фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату, например:

Морозовой Н.В.
Федосеевой Н.А.

Прошу подготовить проект
Договора с Консалтинговой группой
"ТЕРМИКА" к 05.10.2003.
Личная подпись
Дата

Такая резолюция может быть оформлена и на отдельном листе.

Наименование документа

Заголовок документа должен быть согласован с наименованием вида документа и включать в себя краткое содержание документа. Заголовок может отвечать на вопросы:
- о чем (о ком)? (например, "Приказ о создании аттестационной комиссии");
- чего (кого)? (например, "Должностная инструкция ведущего эксперта").
Если документ оформлен на бланке формата А5, можно не указывать заголовок.

Оформляем текст документа

В пункте 3.20 ГОСТ Р 6.30-2003 указано, что текст документа составляют на государственном языке РФ или на государственных языках субъектов РФ в соответствии с федеральным*(4) и региональным законодательством. Документ может быть оформлен в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.
Если текст составляется в виде анкеты, наименования признаков характеризуемого объекта выражаются именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени ("имеете", "владеете" или "были", "находились" и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.
Заголовки граф и строк таблицы выражаются именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Когда таблица размещена более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.
Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения). Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.
В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.
В документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу").
В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил").
В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили").
Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "постановили", "решили").
В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции", "в состав объединения входят", "комиссия установила").
В письмах используют следующие формы изложения:
- от первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение");
- от первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу выделить");
- от третьего лица единственного числа ("министерство не возражает", "ВНИИДАД считает возможным").

Приложение к документу

Если документ имеет приложения, об этом необходимо сделать отметку следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если прилагаемый документ не был назван в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложения: 1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз.
2. Правила подготовки и оформления документов
Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.

Число листов не указывается лишь в сброшюрованных приложениях.
Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: Письмо Росархива от 05.06.2003 N 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3л. в 5 экз. только в первый адрес.

В приложении к распорядительному документу (постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут "Приложение N" с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:

Приложение N 2
к Приказу Росархива
от 05.06.2003 N 319

Допускается выражение "Приложение N" печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:

Приложение N 2
к Приказу Минздрава России
от 05.06.2003 N 251

Подписание документа

Реквизит "Подпись" должен содержать наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке), личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия), например:

Вице-президент Ассоциации
региональных предприятий Личная подпись А.А. Борисов

или на бланке:

Вице-президент Личная подпись А.А. Борисов

Наименование должности лица, подписавшего документ, может быть центрировано относительно самой длинной строки. Например:

Исполнительный директор Личная подпись Н.А. Федоров
ЗАО "Партнер"

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.
В случае подписания документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

Директор института Личная подпись М.В. Ларин
Главный бухгалтер Личная подпись З.В. Марьяш

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:

Заместитель директора Заместитель директора
по научной работе по научной работе
Личная подпись Ю.Г. Демидов Личная подпись К.И. Игнатьев

При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке.
В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

Председатель комиссии Личная подпись В.Д. Банасюкевич
Члены комиссии Личная подпись А.Н. Сокова
Личная подпись А.С. Красавин
Личная подпись О.И. Рысков

Оформление согласования документа

Гриф согласования документа включает в себя слово Cогласовано, должность лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи (инициалов, фамилии) и дату согласования, например:

СОГЛАСОВАНО
Ректор Финансовой академии
при Правительстве Российской Федерации
Личная подпись А.Г. Грязнова
Дата

Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют следующим образом:

СОГЛАСОВАНО
Письмо Российской академии
медицинских наук
от 05.06.2003 N 430-162

или

СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания Правления
Российской государственной
страховой компании "Росгосстрах"
от 05.06.2003 N 10

Кроме грифа согласования, необходимо оформить визу согласования документа, включающую в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например:

Руководитель юридического отдела
Личная подпись А.С. Орлов
Дата

Если к документу сделаны замечания, визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются.
Руководитель юридического отдела
Личная подпись А.С. Орлов
Дата

Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.
Если подлинник документа остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника. Если подлинник отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.
Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.
Допускается по усмотрению организации полистное визирование документа и его приложения.

Заверение печатью

Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи (п. 3.25 ГОСТ Р 6.30-2003).

Заверение копии документа

Соответствие копии документа подлиннику заверяется путем проставления ниже реквизита "Подпись": надписи "Верно"; должности лица, заверившего копию; личной подписи; расшифровки подписи (инициалы, фамилию); даты заверения. Например:

Верно
Инспектор службы кадров Личная подпись Т.С. Левченко
Дата

Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.

Иные реквизиты

Отметка об исполнителе состоит из инициалов и фамилии исполнителя документа и номера его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:

В.А. Жуков
924 45 67

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ. Отметка подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.
Отметка о поступлении документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты). Допускается эту отметку проставлять в виде штампа.
Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул) в левом нижнем углу каждой страницы документа, содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

Делопроизводство у государственных служащих

Государственным служащим следует помнить, что для отдельных ведомств разработаны инструкции по ведению делопроизводства, которые опираются на ГОСТ Р 6.30-2003, содержат дополнительные требования и, в отличие от этого стандарта, носящего рекомендательный характер, являются обязательными для исполнения. Например, п. 9 Инструкции по делопроизводству в Федеральной службе судебных приставов, утвержденной Приказом Минюста РФ от 25.06.2008 N 126, установлено, что при подготовке документов Службы рекомендуется применять текстовый редактор Word for Windows версии 6.0 или другой, совместимый с ним, с использованием шрифтов Times New Roman Cyr размером N 12 (для оформления табличных материалов), 14, 15 через 1 - 1,5 интервала. В Инструкции по делопроизводству в органах прокуратуры Российской Федерации и их учреждениях, утвержденной Приказом Генпрокуратуры РФ от 05.06.2008 N 107, уточнены требования к бланкам, к порядку размещения герба на них, установлены правила оформления и печати документов на компьютерах.
Кроме того, можно назвать:
- Инструкцию по делопроизводству в аппарате Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации, утвержденную Приказом Судебного департамента при ВС РФ от 15.06.2007 N 76;
- Инструкцию по судебному делопроизводству в районном суде, утвержденную Приказом Судебного департамента при ВС РФ от 29.04.2003 N 36 (ред. от 23.01.2007, с изм. от 21.05.2007);
- Типовую инструкцию по делопроизводству и работе архива в таможенных органах, утвержденную Приказом ФТС РФ от 18.10.2004 N 160 (ред. от 30.03.2007).
Утверждены и другие инструкции по ведению делопроизводства в отдельных министерствах и федеральных агентствах. В связи с этим работникам кадровых служб указанных органов и ведомств рекомендуем руководствоваться специальными нормами, регламентирующими порядок делопроизводства, а в случае отсутствия регламентации по какому-либо вопросу обращаться к ГОСТ Р 6.30-2003.

 

МЕНЮ ОБРАЗЦОВ

Новые образцы


Copyright 2009. All Rights Reserved.