Правила составления доверенностей

Составляем документ

Как известно, Гражданский кодекс не предъявляет каких-то особенных требований к оформлению доверенности, которую, как правило, можно составить в произвольной форме. При желании это можно сделать на бланке организации.

Но имейте в виду, есть исключение. Доверенность от имени компании на получение товаро-материальных ценностей (ТМЦ), по совместительству, является первичным документом бухучета. Такие доверенности бухгалтерия выписывает сама. Для этого предусмотрены две унифицированные формы: № М-2 и № М-2а (утв. постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а).

Еще одна деталь оформления, которая напрямую не следует из ГК РФ – паспортные данные поверенного. Действительно, его полномочия не пострадают, если такие данные не указывать. Но ведь доверенность выдается, в том числе, и для того, чтобы контрагенты или чиновники могли убедиться, что перед ними именно представитель компании.
Поэтому не стоит пренебрегать указанием в доверенности этих сведений. Это избавит представителя от необходимости доказывать, что это именно ему выдан документ, а вас от хлопот связанных с тем, чтобы подтвердить этот факт. Юристам хорошо известно, что иногда упущенное время стоит слишком дорого.

СПРАВКА. Иногда паспортные данные в доверенности обязательны. Доверенность, выданная физическому лицу для голосования в общем собрании акционеров или общем собрании участников ООО должна обязательно содержать паспортные данные представителя (п. 1 ст. 57 Федерального закона от 26.12.95 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» и п. 2 ст. 37 Федерального закона от 08.02.98 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью»).

Данное соображение справедливо и в отношении других способов избежать разночтений в содержании документа: все даты и сроки нужно указывать не только цифрами, но и прописью. Особенно важно недвусмысленно указать дату выдачи, так как без нее доверенность ничтожна (п. 1 ст. 186 ГК РФ). А наименования организаций, фамилии, имена и отчества доверителей и представителей, иных лиц писать полностью. Проще говоря, нигде в тексте доверенности не следует допускать сокращения. «Все даты и сроки нужно указывать не только цифрами, но и прописью. Нигде в тексте доверенности не следует допускать сокращения»

Формулируем полномочия

Сама суть доверенности предполагает, что из нее должны быть четко видны воля доверителя и объем передаваемых полномочий. Возможен очень широкий спектр вариантов. От генеральной доверенности, (например, доверенность на руководителя филиала организации), до доверенности на совершение разового конкретного действия (совершить сделку, получить зарплату и т.п.).

На практике наиболее распространены доверенности, выдаваемые для совершения ряда однородных сделок или иных однородных юридических действий (специальные доверенности). Например, для защиты интересов организации в арбитражных судах и судах общей юрисдикции, на управление транспортным средством. Лучше не злоупотреблять расхожей фразой «и иные полномочия, связанные с доверенностью». Это лишний предлог для разногласий по поводу полномочий представителя. Действительно важные и конкретные полномочия лучше расписать подробно.

Обратите внимание, некоторые полномочия нельзя передавать по доверенности.

Например, уполномоченный представитель налогоплательщика не вправе платить за него налоги. Это непосредственная обязанность плательщика (определение Конституционного суда РФ от 22.01.04 № 41-О). Все обязательства по возмещению вреда, причиненного здоровью человека или его имуществу, виновник обязан исполнять лично (п. 1 ст. 1064 ГК РФ). А налоговики, заручившись статьей 9 Федерального закона от 08.08.01 № 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей», не станут регистрировать новую фирму, если заявление о регистрации подаст представитель учредителей по доверенности. При этом наличие судебной практики в пользу организаций (например, постановления Федерального арбитражного суда Северо-Западного округа от 10.01.07 № А56-35539/2005, от 11.02.05 № А21-5471/04-С1) для них значения не имеет.

Придаем документу юридическую силу

Гражданский кодекс прямо требует, чтобы на доверенности от имени организации были ее печать и подпись руководителя (п. 5 ст. 185 НК РФ). В дополнение к этим реквизитам в доверенности на получение ТМЦ от имени государственного или муниципального предприятия свой автограф должен оставить главбух.

Судебная практика позволяет сделать весьма интересный вывод: подпись все-таки, важнее печати. Так, из постановления Федеральный арбитражный суд Волго-Вятского округа от 16 июля 2003 г. № А43-4692/02-26-180 следует, что при наличии оттиска подлинной печати, но без подписи руководителя, доверенность нельзя считать действительной. А вот в обратном случае, когда есть подпись, но нет печати, документ излечим. Например, в постановлении от 27 февраля 1996 г. № 19/96 Президиум ВАС РФ указал: доверенность с подлинной подписью руководителя и главного бухгалтера фирмы, но с поддельной печатью не свидетельствует о том, что представитель является неуполномоченным лицом. При возникновении подобных ситуаций следует учитывать все обстоятельства в совокупности: статус представителя, наличие трудовых отношений между ним и доверителем и т. п.

Заверять доверенность у нотариуса нужно лишь в случаях прямо прописанных в законе. Доверенность от имени юридического лица обязательно заверять у нотариуса, только если речь идет о передоверии (п. 3 ст. 187 ГК РФ). Остальные случаи обязательной визы нотариуса на документе относятся к доверенностям, выданным физическими лицами (например, доверенность на право представлять физическое лицо в налоговых отношениях; п. 3 ст. 29 НК РФ). «Судебная практика позволяет сделать весьма интересный вывод: подпись на доверенности все-таки важнее печати»

Особенности оформления доверенностей

Помимо основных правил составления доверенностей, о которых мы напомнили выше, полезно иметь в виду следующие особенности.

Договор с консалтинговой или аудиторской фирмой. Сейчас очень распространено сотрудничество организаций или предпринимателей с консалтинговыми и аудиторскими фирмами. Зачастую эти фирмы по договору обслуживания берутся защищать интересы своих клиентов в судах, налоговых и иных органах, на рынке ценных бумаг и т. п.

На кого в таких случаях клиент должен выдать доверенность: непосредственно на фирму или же на ее работника, который будет заниматься данным клиентом? В законодательстве РФ четкого ответа на этот вопрос нет.

Вариант передачи полномочий работнику фирмы не нарушает законодательство и является оптимальным для сторон представительства. Ведь если бы клиент выдал доверенность на имя фирмы, то ей пришлось бы передоверять полномочия своему работнику. А это возможно только, если в первоначальной доверенности предусмотрена возможность передоверия. Кроме того, передоверие нужно нотариально заверять.

Представление интересов в арбитражном суде. Для представительства в арбитражном суде также установлены особые требования к оформлению доверенностей (ч. 2 ст. 62 АПК РФ).

В такой доверенности должно быть специально оговорено право представителя подписывать исковое заявление, отзыв на исковое заявление, заявление об обеспечении иска. А также право отказываться от исковых требований, признавать и изменять их, обжаловать судебные акты арбитражного суда, передавать свои полномочия представителя другому лицу (передоверие). В противном случае считается, что представитель такими полномочиями не наделен. И суд, к примеру, вправе оставить без движения апелляционную жалобу, подписанную представителем на основании, так скажем, «неполной» доверенности. А если причины оставления жалобы без движения вовремя не устранены, – то и вовсе возвратить жалобу (постановление Федерального арбитражного суда Северо-Западного округа от 6 сентября 2006 г. № А26-4719/2005-13).

В гражданском процессе действуют похожие требования о специальной оговорке ряда полномочий в доверенности (ст. 54 ГПК РФ).

Представительство в исполнительном производстве. Доверенность на представление и защиту интересов в ходе исполнительного производства составляется по тому же принципу, что и доверенность на представительство в арбитражном процессе.

Если вы хотите, чтобы представитель компании мог предъявлять и отзывать исполнительные документы, передоверять предоставленные ему полномочия, обжаловать действий судебного пристава-исполнителя и получать присужденное вам имущество (в том числе денежные средства), то об этом нужно обязательно указать в доверенности (п.2 ст. 35 Федерального закона от 21 июля 1997 г. № 119-ФЗ «Об исполнительном производстве»).

Скрытие опасности доверенности

На практике, даже идеально оформленная доверенность может стать причиной ряда проблем. Как их решить?

Опасности в передаваемых полномочиях. Минус любой доверенности в том, что она не в силах объять необъятное. Поэтому на практике может возникнуть ситуация, когда представитель в целях обеспечения интересов представляемого будет вынужден превысить свои полномочия (например, заключить сделку, хотя доверенность ему этого не позволяет). Но, несмотря на то, что представитель действовал исключительно ради выгоды своего доверителя, все права и обязанности по совершенной сделке возникнут у представителя (ст. 183 ГК РФ). Естественно, такое развитие ситуации может быть невыгодно ни тому, ни другому. Но это исправимо.

Чтобы эта сделка имела юридические последствия непосредственно для доверителя, нужно чтобы он ее прямо одобрил любым из перечисленных способов (п. 5 информационного письма Президиума ВАС РФ от 23 октября 2000 г. № 57):

- письменное или устное одобрение, которое может быть непосредственно адресовано контрагенту по сделке,

- признание претензии контрагента,

- просьба об отсрочке или рассрочке исполнения сделки,

- акцепт инкассового поручения,

- совершение конкретных действий, которые свидетельствуют об одобрении сделки (например, полная или частичная оплата товаров, работ, услуг, их приемка для использования, полная или частичная уплата процентов по основному долгу, равно как и уплата неустойки, штрафов за нарушение обязательств и т. п.),

- заключение другой сделки, которая обеспечивает первую или заключена с целью исполнения (изменения) первой.

При совершении любого из этих действий, будет считаться, что сделка одобрена, и все права и обязанности по ней перешли к доверителю.

Опасности в подписи. Если в организации сменился руководитель, лучше сразу поменять доверенности, подписанные прежним директором, на доверенности с подписью нового.

Дело в том, что некоторые юристы, в том числе и судьи, считают смену руководства организации основанием прекращения действия доверенности. Объясняют это тем, что именно законный представитель фирмы вправе решать, кому доверить те или иные полномочия. Новый директор может быть не согласен с тем кругом лиц, доверенности которым выдал его предшественник. Поэтому их нужно поменять на новые и только тогда они будут действительными.

На наш взгляд, эта точка зрения неверна. В статье 188 ГК РФ сказано, что доверенность досрочно утрачивает силу, когда прекращается юридическое лицо, выдавшее ее. А о его руководстве (законном представители) речи не идет. К тому же, если следовать той логике, что все доверенности, подписанные старым директором недействительны, нужно перезаключить и все договоры, заключенные им же.

Как бы то ни было, есть опасность, что доверенность, подписанную прежним руководителем, не примут в суде или иных органах с вытекающими отсюда правовыми последствиями (отказ в приеме документов, недопущение к участию в рассмотрении дела и т. п.). Без траты времени и сил предотвратить такие последствия можно, но только представив доверенность с подписью нового руководителя. «Некоторые юристы, в том числе и судьи, считают смену руководства организации основанием прекращения действия доверенности»

Опасности в самом представителе. Другую опасность несут в себе доверенности, выданные на длительный срок. Вполне вероятно, что доверитель может усомниться в честности своего представителя задолго до того, как срок доверенности истечет. Что можно сделать в такой ситуации, чтобы предотвратить дальнейшие недобросовестные действия (бездействие) представителя?

Нужно отменить выданную доверенность. И чем быстрее это сделать, тем лучше для доверителя. Ведь если представитель совершит нежелательную для доверителя сделку еще до того, как узнает про отмену доверенности, то именно у последнего возникнут все права и обязанности по этой сделке (п. 2 ст. 189 ГК РФ).

Чтобы зафиксировать дату, когда представитель узнал о лишении своих полномочий, письмо лучше вручить ему лично либо отправить по почте заказным письмом с уведомлением о вручении.

Вместе с тем об аннулировании доверенности необходимо известить третьих лиц, для представительства перед которыми была выдана доверенность (например, органы Федеральной регистрационной службы). И опять же, чем раньше, тем лучше. Ведь имея такую информацию, эти лица могут предотвратить незаконные действия бывшего представителя.