Документы, предъявляемые при заключении трудового договора

Документы, предъявляемые при заключении трудового договора

Статья 65 Кодекса устанавливает перечень документов, предъявляемых при заключении трудового договора. Информация, содержащаяся в документах, необходимых для заключения трудового договора, относится к персональным данным работника. На нее распространяется правовой режим, установленный ст. 85-90 гл. 14 Кодекса.
При заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю:
паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;
страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;
документы воинского учета - для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний - при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки.
Документы, предъявляемые при приеме на работу по совместительству, перечислены в ст. 283 Кодекса.
Работодатель может потребовать от любого лица, выразившего намерение вступить с ним трудовые отношения, предъявления пяти видов документов, перечисленных в ч. 1 ст. 65 Кодекса. При этом трудовая книжка, документы воинского учета, документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний обязательны к предъявлению только при наличии условий, исчерпывающим образом определенных в рассматриваемых нормах. В случаях, установленных в ч. 2 ст. 65 Кодекса, может быть предусмотрена необходимость предъявления при приеме на работу и иных (дополнительных) документов.
Паспорт гражданина Российской Федерации является основным документом, удостоверяющим личность гражданина Российской Федерации на всей территории России. В соответствии с п. 3 Указа Президента РФ от 13.03.1997 г. N 232 "Об основном документе, удостоверяющем личность гражданина Российской Федерации на территории Российской Федерации"*(46), паспорт гражданина СССР, удостоверяющий личность гражданина Российской Федерации, действителен до замены его в установленные сроки на паспорт гражданина Российской Федерации.
Понятие "иных" документов, удостоверяющих личность гражданина, Кодекс не раскрывает. В настоящее время универсального перечня таких документов, применимого к различным видам общественных отношений, не существует. Однако специальными нормативными правовыми актами применительно к регулируемым им видам отношений такие документы в ряде случаев определяются.
На основе анализа подобных правовых актов можно рекомендовать работодателям на практике исходить из того, что обычно под иными, помимо паспорта, документами, удостоверяющими личность, понимаются: свидетельство о рождении - для лиц, не достигших 16-летнего возраста; заграничный паспорт - для постоянно проживающих за границей граждан, которые временно находятся на территории Российской Федерации; удостоверение личности - для военнослужащих (офицеров, прапорщиков, мичманов); военный билет - для солдат, матросов, сержантов, и старшин, проходящих военную службу по призыву или по контракту; справка об освобождении из мест лишения свободы - для лиц, освободившихся из мест лишения свободы; иные документы, удостоверяющие личность гражданина, выдаваемые органами внутренних дел.
Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Трудовая книжка не предъявляется работодателю, когда лицо уже имеет основную работу и поступает на работу по совместительству, а также в случае, когда трудовой договор заключается впервые. В последнем случае работодатель, согласно ч. 4 ст. 65 Кодекса, после оформления приема на работу выдает работнику заполненную трудовую книжку. Подробнее о трудовых книжках будет сказано ниже.
Страховое свидетельство государственного пенсионного страхования является документом, содержащим страховой номер индивидуального лицевого счета и анкетные данные застрахованного лица (фамилию, имя и отчество; фамилию, которая была у застрахованного лица при рождении; дату рождения; место рождения; пол). В соответствии со ст. 7 ФЗ от 1.04.1996 г. "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе государственного пенсионного страхования"*(47) указанное свидетельство выдается каждому застрахованному лицу Пенсионным фондом Российской Федерации и его территориальными органами. Лицо, впервые поступившее на работу по трудовому договору, получает данное страховое свидетельство по месту работы. Согласно ч. 4 ст. 65 Кодекса, обязанность оформить страховое свидетельство государственного пенсионного страхования при заключении трудового договора впервые возлагается на работодателя. Несовершеннолетние в возрасте до 14 лет не могут быть субъектами государственного пенсионного страхования, за исключением тех из них, которые получают пенсию по случаю потери кормильца. Страховые свидетельства государственного пенсионного страхования хранятся у застрахованных лиц.
Документы воинского учета при поступлении на работу должны предъявлять лица, подлежащие воинскому учету. Согласно п. 14 Положения о воинском учете, утвержденного постановлением Правительства РФ от 27.11.2006 г. N 719*(48) воинскому учету в военных комиссариатах, органах местного самоуправления и организациях подлежат:
а) граждане мужского пола в возрасте от 18 до 27 лет, обязанные состоять на воинском учете и не пребывающие в запасе (призывники);
б) граждане, пребывающие в запасе (военнообязанные): мужского пола, пребывающие в запасе; уволенные с военной службы с зачислением в запас Вооруженных Сил РФ; успешно завершившие обучение по программе подготовки офицеров запаса на военных кафедрах при государственных, муниципальных или имеющих государственную аккредитацию по соответствующим направлениям подготовки (специальностям) негосударственных образовательных учреждениях высшего профессионального образования и окончившие указанные образовательные учреждения; не прошедшие военную службу в связи с освобождением от призыва на военную службу; не прошедшие военную службу в связи с предоставлением отсрочек от призыва на военную службу или не призванные на военную службу по каким-либо другим причинам, по достижении ими возраста 27 лет; уволенные с военной службы без постановки на воинский учет и в последующем поставленные на воинский учет в военных комиссариатах; прошедшие альтернативную гражданскую службу; женского пола, имеющие военно-учетные специальности согласно приложению к Положению о воинском учете.
Пункт 28 Положения о воинском учете устанавливает, что документами воинского учета являются: а) удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу - для призывников; б) военный билет (временное удостоверение, выданное взамен военного билета) - для военнообязанных.
Виды документов об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний определяются в соответствии с законодательством. Например, согласно ст. 27 Закона РФ от 10.07.1992 г. в редакции ФЗ от 13.01.1996 г. "Об образовании"*(49) образовательное учреждение в соответствии с лицензией выдает лицам, прошедшим итоговую аттестацию, документы о соответствующем образовании и (или) квалификации в соответствии с лицензией. Форма документов определяется самим образовательным учреждением. Указанные документы заверяются печатью образовательного учреждения. Образовательные учреждения, имеющие государственную аккредитацию и реализующие общеобразовательные (за исключением дошкольных) и профессиональные образовательные программы, выдают лицам, прошедшим государственную (итоговую) аттестацию, документы государственного образца об уровне образования и (или) квалификации, заверяемые печатью соответствующего образовательного учреждения.
Работодатель обязан выдать работнику расписку, подтверждающую прием тех документов, предъявленных при заключении трудового договора, которые будут храниться у работодателя.
Необходимо иметь в виду, что в случае представления работником работодателю подложных документов или заведомо ложных сведений при заключении трудового договора такой трудовой договор может быть расторгнут по инициативе работодателя (п. 11 ч. 1 ст. 81 Кодекса).
В отдельных случаях с учетом специфики работы Кодексом, иными федеральными законами, указами Президента РФ и постановлениями Правительства РФ может предусматриваться необходимость предъявления при заключении трудового договора дополнительных документов (ч. 2 ст. 65 Кодекса).
Таким образом, нормативными правовыми актами федерального уровня (за исключением ведомственных) в отдельных случаях с учетом специфики работы может быть предусмотрено обязательное предъявление при заключении трудового договора и иных, помимо указанных в ч. 1 данной статьи, документов.
Например, ст. 213 Кодекса предусматривает обязательные предварительные (при поступлении на работу) медицинские осмотры лиц, поступающих на тяжелые работы и работы с вредными и (или) опасными условиями труда (в том числе на подземные работы), а также на работы, связанные с движением транспорта. Указанные медицинские осмотры (обследования) проходят также лица, поступающие на работу в организации пищевой промышленности, общественного питания и торговли, водопроводные сооружения, лечебно-профилактические и детские учреждения, а также в некоторые другие организации. Согласно ст. 266 Кодекса, только после предварительного медицинского осмотра могут быть приняты на работу лица, не достигшие возраста 18 лет. Поэтому работодатель при приеме на работу лиц, указанных в ст. 213, 266 Кодекса не только вправе, но и обязан потребовать от них предъявления медицинских документов, подтверждающих прохождение соответствующих осмотров и характеризующих состояние их здоровья.
При заключении трудового договора с лицами, прибывшими в районы Крайнего Севера и приравненные к ним местности, дополнительным документом, который такие лица обязаны предъявлять работодателям, является медицинское заключение об отсутствии противопоказаний для работы и проживания в указанных местностях и районах (см. ст. 324 Кодекса).
Согласно ст. 283 Кодекса, при приеме лица на условиях совместительства на работу с вредными и (или) опасными условиями труда работодатель имеет право потребовать предъявления в качестве дополнительного документа справки о характере и условиях труда по основному месту работы.
В соответствии со ст. 26 ФЗ от 27.07.2004 г. "О государственной гражданской службе Российской Федерации"*(50) гражданин, поступающий на гражданскую службу, при заключении служебного контракта предъявляет представителю нанимателя: заявление с просьбой о поступлении на гражданскую службу и замещении должности гражданской службы; собственноручно заполненную и подписанную анкету установленной формы; паспорт; трудовую книжку, за исключением случаев, когда служебная (трудовая) деятельность осуществляется впервые; страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования, за исключением случаев, когда служебная (трудовая) деятельность осуществляется впервые; свидетельство о постановке физического лица на учет в налоговом органе по месту жительства на территории Российской Федерации; документы воинского учета - для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу; документ об образовании; сведения о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера. В отдельных случаях с учетом условий прохождения гражданской службы, установленных этим Федеральным законом, другими федеральными законами, указами Президента РФ и постановлениями Правительства РФ, при заключении служебного контракта может предусматриваться необходимость предъявления иных документов.
При поступлении на службу в таможенные органы гражданин представляет: личное заявление; документ, удостоверяющий личность; трудовую книжку; документы, подтверждающие профессиональное образование; медицинское заключение о состоянии здоровья; автобиографию; данные о месте рождения, местах работы (учебы) и месте жительства отца (матери), мужа (жены), сына (дочери), родного брата (родной сестры) или лица, на воспитании которого он находился (см. п. 3 ст. 6 ФЗ от 21.07.1997 г. "О службе в таможенных органах Российской Федерации".
Согласно ч. 3 ст. 65 Кодекса, запрещается требовать от лица, поступающего на работу, документы помимо предусмотренных Кодексом, иными федеральными законами, указами Президента РФ и постановлениями Правительства РФ.
Иными словами, документы, предъявляемые при заключении трудового договора, могут определяться Кодексом (например, ст. 65, 213, 266, 283, 324), а также федеральными нормативными правовыми актами, которые перечислены в ч. 3 ст. 65 Кодекса в исчерпывающем перечне. Это означает, что иными, помимо указанных здесь, нормативными правовыми актами, не могут устанавливаться виды документов, предъявляемых при заключении трудового договора. Например, не могут быть предусмотрены такие документы в правовом акте федерального органа исполнительной власти (ведомственном акте), правовом акте субъекта Российской Федерации или органа местного самоуправления.
Тем более недопустимо предусмотреть дополнительные виды документов, предъявляемых при заключении трудового договора, в локальном нормативном акте (о таких актах см. ст. 8 Кодекса).
Запрет, предусмотренный в ч. 3 ст. 65 Кодекса, установлен в императивной норме. Поэтому отказ в заключении трудового договора по мотиву непредставления документов, не предусмотренных законодательством, будет являться необоснованным. Такой отказ может быть обжалован в порядке, установленном в ч. 6 ст. 64 Кодекса.
Обязанность оформить трудовую книжку лицу, поступающему на работу впервые, возложена на работодателя. У работодателей (кроме физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) всегда должно иметься необходимое количество бланков трудовых книжек и вкладышей к ним, являющихся документами строгой отчетности. См. также ст. 66 Кодекса.
При заключении трудового договора впервые работодатель обязан оформить свидетельство государственного пенсионного страхования. Данная обязанность возлагается не только на работодателей - организации, но и на работодателей - физических лиц (ст. 303 Кодекса).
Свидетельство должно оформляться для всех лиц, на которых распространяется обязательное пенсионное страхование, а также занятых на рабочем месте с особыми (тяжелыми и вредными) условиями труда лиц, за которых уплачиваются страховые взносы в Пенсионный фонд РФ в соответствии с федеральным законодательством (см. ст. 1 ФЗ от 1.04.1996 г. "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе государственного пенсионного страхования"*(51)). Лицо, поступающее на работу, должно написать соответствующее заявление о выдаче ему страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования впервые или о выдаче нового (взамен утраченного), а также сообщить страхователю сведения, предусмотренные подп. 1-8 п. 2 ст. 6 указанного Федерального закона, для передачи в Пенсионный фонд РФ.
В случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине работодатель обязан по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить новую трудовую книжку (ч. 5 ст. 65 Кодекса).
Оформление новой трудовой книжки в таком случае осуществляется в соответствии с Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденными постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 г. N 225 "О трудовых книжках"