БИБЛИОТЕКА ОБРАЗЦОВ

В командировку на личном авто

По инициативе руководства или по своей, но с согласия руководства работник может поехать в командировку на личном автомобиле. Как оплатить ему расходы на ГСМ и учесть их при налогообложении прибыли?

Представим себе такую вполне жизненную ситуацию. Компания выплачивает своему сотруднику компенсацию за использование личного автомобиля в служебных целях, причем не превышая установленный в целях налогообложения прибыли лимит - 1200 руб. ежемесячно. И вот однажды этот самый работник направляется в командировку. Ну, например, к дилерам с целью проверки качества их работы в отношении продукции компании. Путь его лежит через несколько среднерусских городов, в которых обосновались дилеры. Генерального директора внезапно озаряет: ну, зачем тебе, Ваня, ездить туда-сюда на поездах и электричках, стоять в очередях, терять драгоценное время. Поезжай-ка на своей машине, а мы тебе расходы на бензин оплатим. И тебе легче, и нам, полагаю, это выгоднее будет...
Уехал командированный, а главный бухгалтер глубоко задумался над несколькими непростыми вопросами. Можно ли работнику возместить расходы на проезд к месту командировки на личном авто? Имеет ли компания право учесть при налогообложении прибыли расходы на ГСМ, затраченные на работу автомобиля, который принадлежит не организации, а работнику? Если такое право есть, то какие должны быть оформлены документы? Можно ли одновременно возмещать расходы на ГСМ и выплачивать компенсацию?
Постараемся ответить на эти вопросы...

"Задвинем" старую инструкцию... частично

В целях налогообложения прибыли в состав прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией, включаются расходы на командировки, в частности на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). При этом налоговым законодательством не конкретизируется способ проезда в целях принятия расходов.
Согласно ст. 168 ТК РФ в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику расходы по проезду. При этом порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации. Таким образом, ТК РФ не ограничивает право организации и работника выбирать вид транспорта для поездки в командировку.
Ни налоговое, ни трудовое законодательство не ограничивают организацию и работника в выборе вида транспорта для поездки в командировку.
В то же время представители налоговых органов в этом вопросе ссылаются на инструкцию Минфина СССР от 07.04.1988 N 62 "О служебных командировках в пределах СССР". А она предусматривает проезд к месту командировки только на общественном транспорте. Этим положением Инструкции Минфин России, например, в письме от 26.01.2005 N 03-03-01-04/2/15 обосновывает невозможность принять в целях налогообложения прибыли расходы по оплате такси до аэропорта.
Одним из основных условий признания расходов является их экономическая оправданность (п. 1 ст. 252 НК РФ).
Доказать налоговым органам, что поездка работника в командировку (особенно дальнюю) на собственном автомобиле для организации целесообразнее и рациональнее его поездки на общественном транспорте, непросто, но в принципе возможно.
Инструкция N 62 сильно устарела и действует в части, не противоречащей Трудовому кодексу РФ. Поэтому некоторые суды не видят в поездке в командировку на личном автомобиле ничего предосудительного (см., например, Постановление ФАС Северо-Западного округа от 17.02.2006 N А66-7112/2005).
На наш взгляд, если коллективный договор или локальный нормативный акт организации будет предусматривать порядок возмещения расходов на ГСМ при поездке в командировку на личном автомобиле, а экономическую оправданность таких расходов организация сможет доказать, то такие расходы можно признать для целей налогообложения прибыли в составе командировочных расходов.
Как правило, расходы организации на приобретение ГСМ в зависимости от назначения транспорта учитываются либо в составе материальных расходов (подп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ), либо в составе расходов организации на содержание служебного транспорта (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ). К служебному транспорту относятся автомобили, принадлежащие организации на праве собственности или используемые по договору аренды. Но в данном случае расходы на ГСМ принимаются по подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ как возмещаемые работнику при командировке расходы на проезд.

Нарисуйте себе путевой лист... или что-нибудь другое

Расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода (п. 1 ст. 252 НК РФ).
Очевидно, что расходы на ГСМ могут быть учтены на основе документов, содержащих данные о фактическом пробеге, фактическом расходе ГСМ, а также подтверждающих производственный характер маршрута следования автотранспорта. По общему правилу таким документом является путевой лист автомобиля.
Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте" утверждены формы путевого листа для строительных машин, легковых и грузовых автомобилей. Они в обязательном порядке применяются автотранспортными организациями.
Остальные организации могут разработать свою форму путевого листа либо иного документа, подтверждающего произведенные расходы в виде ГСМ. В этом документе должны быть отражены все реквизиты, предусмотренные п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете".
По мнению Минфина России (письмо от 20.02.2006 N 03-03-04/1/129) и УФНС России по г. Москве (письмо от 19.06.2006 N 20-12/54213@), самостоятельно разработанная форма путевого листа в обязательном порядке должна содержать также информацию о цели использования автомобиля. Такие данные позволяют судить о факте использования автомобиля в служебных целях. Путевой лист, не содержащий в составе своих реквизитов информацию о маршруте следования автомобиля, не подтверждает осуществленные налогоплательщиком расходы на приобретение ГСМ.
Надо отметить еще и то, что помимо задания водителю и подтверждения пробега типовая форма путевого листа свидетельствует и о принадлежности автомобиля данной организации.
Но в рассматриваемом случае автомобиль принадлежит работнику, а не организации и никак не может (и не должен) подтверждать его принадлежность организации. Поэтому, по нашему мнению, целесообразно разработать такую форму путевого листа, которую можно будет логично применять и для собственных автомобилей, и для взятых в аренду, и для личных авто работников. Кстати, разработанный вами документ не обязательно должен иметь название "путевой лист", можно его назвать и как-то иначе, например - "маршрутный лист".

Либо дудочка, либо кувшинчик. третье не разрешают

В соответствии со ст. 188 Трудового кодекса РФ при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.
Таким образом, в силу ТК РФ работнику помимо компенсации за использование в интересах организации личного автомобиля по идее должны также возмещаться и расходы на ГСМ.
Однако налоговые органы и Минфин считают иначе. Они подчеркивают, что компенсация за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, выданная в пределах норм, установленных Правительством РФ, по смыслу подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ уже включает в себя компенсацию расходов на ГСМ.
Иначе говоря, если работнику выплачивается компенсация, то за этот же период в целях налогообложения прибыли не могут возмещаться расходы на ГСМ, и наоборот.
Отметим, что данный вопрос весьма спорный. Примеров из арбитражной практики нам найти не удалось. При этом некоторые суды при рассмотрении других дел также имеют в виду покрытие компенсацией расходов на ГСМ (постановления ФАС Дальневосточного округа от 20.04.2005 N Ф03-А73/05-2/461, Северо-Западного округа от 17.02.2006 N А66-7112/2005).
Налоговые органы считают, что компенсация за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей в пределах норм, установленных Правительством РФ, уже включает в себя и компенсацию расходов на ГСМ.
По мнению Минфина России, выраженному в письме от 16.05.2005 N 03-03-01-02/140, в целях налогообложения прибыли при выплате компенсаций в пределах норм необходимо учитывать следующее:
- основанием для произведения компенсационных выплат является приказ руководителя предприятия, в котором указаны размеры компенсации (в зависимости от интенсивности использования), а также документы, подтверждающие наличие у работника личного автомобиля, в частности копия технического паспорта личного автомобиля (если работник управляет по доверенности - соответствующие документы);
- выплата компенсаций производится работнику в случаях, когда его личный автомобиль используется в процессе производственной (служебной) деятельности, связанной с постоянными служебными разъездами в соответствии с должностными обязанностями;
- в размерах компенсации, установленных законодательством, уже учтено возмещение полного объема возникающих в процессе эксплуатации затрат (износ, ГСМ, техническое обслуживание, ремонт). Дополнительно данные затраты на автомобиль не могут быть учтены в составе расходов;
- компенсации выплачиваются один раз в месяц и не зависят от количества календарных дней в месяце;
- за время отсутствия работника на рабочем месте (отпуск, командировка, больничный лист и т.п.), когда личный автомобиль не эксплуатируется, компенсация не выплачивается.

Наши рекомендации

Исходя из всего вышеизложенного, по нашему мнению, в принципе можно признавать в целях налогообложения прибыли расходы на ГСМ, затраченные на поездку сотрудника в командировку на собственном автомобиле, по подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ. Для этого в целях уменьшения риска противостояния с налоговыми органами рекомендуем соблюдать следующие условия:
1) на время командировки не должна выплачиваться компенсация за использование личного автомобиля. При этом в приказе, которым установлена норма компенсации за использование личных автомобилей, желательно предусмотреть, что на время командировки компенсация не выплачивается, а возмещаются фактические расходы на проезд на личном транспорте;
2) коллективный договор (или локальный нормативный акт организации) будет предусматривать порядок возмещения расходов на ГСМ при поездке в командировку на личном автомобиле;
3) целесообразность поездки на личном транспорте должна быть обоснована организацией (желательно письменно);
4) организация должна использовать имеющуюся форму путевого листа или разработать свою. В ней должны отражаться маршруты следования и пробега между ними, а также фактический расход ГСМ. Если организация использует самостоятельно разработанную форму путевого листа, его форма должна быть приведена в приложении к приказу об учетной политике, как того требует п. 5 ПБУ 1/98 "Учетная политика организации";
5) показания спидометра заносятся в путевой лист соответствующим должностным лицом организации в начале и в конце командировки данного сотрудника: без этого невозможно будет проверить соответствие расходов на бензин расходу топлива, рассчитанному на основании маршрута, километража и норм расхода бензина; 6) вернувшись из командировки, сотрудник должен будет сдать вместе с командировочным удостоверением и авансовым отчетом путевой лист и кассовые чеки АЗС. В этом случае кассовые чеки могут косвенно подтвердить маршрут следования.