В соответствии со ст. 20 Основ законодательства РФ о нотариате лицо, замещающее временно отсутствующего нотариуса, наделяется полномочиями нотариуса органом юстиции совместно с нотариальной палатой по предложению нотариуса из числа лиц, отвечающих требованиям ст. 2 Основ, для исполнения его обязанностей на период временного отсутствия. Наделение полномочиями может быть осуществлено заранее с определением оснований невозможности исполнения нотариусом служебных обязанностей (отпуск, болезнь и другие уважительные причины), которые могут возникнуть в течение календарного года.
Наделение полномочиями лица, замещающего временно отсутствующего нотариуса, производится на основании соглашения, заключенного между нотариусом и лицом, желающим исполнять обязанности нотариуса.
Полномочия лица, замещающего временно отсутствующего нотариуса, возникают после наделения его правом совершения нотариальных действий, длятся в период непосредственного исполнения служебных обязанностей нотариуса и заканчиваются в момент их сдачи нотариусу. Нотариус не вправе исполнять свои должностные обязанности в период их исполнения лицом, временно его замещающим.
Исходя из смысла ст. 20 Основ лицо, замещающее временно отсутствующего нотариуса, не может замещать одновременно двух и более нотариусов, поскольку норма, содержащаяся в статье, не может быть истолкована расширительно. Речь в ней идет о наделении полномочиями нотариуса, а не нотариусов. Лицо, наделенное полномочиями нотариуса, вступает в нотариальный процесс вместо одного нотариуса, не имеющего возможности в силу уважительных причин исполнять возложенные на него обязанности.
Исходя из общих принципов, заложенных в ст. 20 Основ, нотариус не вправе также требовать наделения соответствующими полномочиями двух и более лиц, которые работали бы одновременно. Это противоречит смыслу упомянутой статьи, в соответствии с которой даже нотариус не вправе исполнять свои должностные обязанности в период их исполнения лицом, временно его замещающим. Одновременное наличие двух и более лиц, исполняющих обязанности одного нотариуса, создает ситуацию, аналогичную той, при которой нотариус исполняет свои должностные обязанности в период исполнения их лицом, его замещающим.
Кроме того, согласно ст. 12 Основ количество должностей нотариусов в нотариальном округе определяется в порядке, определяемом Министерством юстиции Российской Федерации совместно с Федеральной нотариальной палатой. В каждом нотариальном округе устанавливается фиксированное количество должностей нотариусов. Наделение полномочиями отсутствующего нотариуса двух и более лиц привело бы к искусственному расширению числа нотариусов, работающих в нотариальном округе, и создало бы возможность для недобросовестной конкуренции между членами нотариального сообщества.